Ügyfélportál Vásárlás Kérjen demót

EURÓPA VEZETŐ KERESKEDELMI LÁNCA · PÉNZÜGYI DIGITALIZÁCIÓ, SZERZŐDÉSMENEDZSMENT, BESZERZÉSTÁMOGATÁS

Költségszámlák, beszerzés és szerződések — 120 telephelyen

Hogyan váltotta ki egy európai kiskereskedelmi lánc az Excel- és e-mail-alapú számla-, beszerzési és jóváhagyási folyamatokat egyetlen digitális rendszerrel.

Ügyfél
Európa egyik vezető kiskereskedelmi lánca
Állapot
élesben, mind a 120 telephelyen
telephely egyetlen rendszerben
120
gyorsabb számlafeldolgozás
2×
dokumentum havonta — számla, szerződés, teljesítésigazolás
10 000+

A PROBLÉMA

A 120 országos telephely költségszámláit, beszerzéseit és jóváhagyásait kézzel kezelték. Havonta több tízezer számla, szerződés és teljesítésigazolás feldolgozása futott Excel-táblákban és e-mailekben, a helyszínen keletkező bizonylatok (pl. tankolás) papíron utaztak, a megőrzésük pedig tárhelyet igényelt.

A MEGOLDÁS

Digitális, automatizálható beszerzési és számlafeldolgozási folyamatokat alakítottunk ki. A számlához kapcsolódó teljesítésigazolások és szerződések összekapcsolva követhetők, a szerződések lejárat előtt riasztást küldenek. A beszállítók és partnerek ügyfélportálon, távoli azonosítással írnak alá e-szerződést — mindez teljes körű szerződés-, dokumentum- és iratkezelésre épül.

AZ EREDMÉNY

A számlafeldolgozás kétszer gyorsabb, a rendszer NAV által elfogadott hiteles másolatot készít és automatikusan feladja a pénzügyi rendszerbe, így a papír azonnal selejtezhető. A szerződések nem járnak le észrevétlenül, és mind a 120 telephely egyetlen átlátható folyamatban dolgozik.

Egy bevezetés, hat modul

Egyetlen projektben, egymással összekötve vezettük be őket.

  1. Költségszámla-feldolgozás

    NAV-hiteles másolat és automatikus feladás a pénzügyi rendszerbe.

  2. Beszerzési folyamat

    Igénylés, jóváhagyás és rendelés digitálisan, telephelyenként.

  3. Teljesítésigazolás

    A számlához kapcsolva, a jóváhagyás részeként.

  4. Szerződéskezelés

    Számlához és teljesítéshez kötve, lejárat előtti riasztással.

  5. Beszállítói portál

    Távoli azonosítás és e-szerződés-aláírás a partnereknek.

  6. Dokumentum- és iratkezelés

    Teljes körű iktatás, archiválás és visszakereshetőség.

A LEGNAGYOBB ELŐNY

A papír azonnal selejtezhető

A hiteles másolat elkészülte után a papíralapú bizonylatra nincs szükség — az irattározási igény jelentősen csökkent, a kollégák pedig nem papírt keresnek.

  • NAV-hiteles másolat
  • Automatikus feladás
  • Digitális archívum

Szeretné papír nélkül kezelni a költségszámláit?

Kérjen demót