Ügyfélportál Vásárlás Kérjen demót

22 ORSZÁGBAN MŰKÖDŐ LOGISZTIKAI CÉG (ORBICO) · HR-DIGITALIZÁCIÓ

Papírmentes HR a belépéstől a kilépésig

Hogyan lett egy nemzetközi logisztikai vállalat magyar HR-jéből digitális működés — munkaszerződések, mellékletek és adóelőleg-nyilatkozatok egy platformon, tömegesen is.

Év eleji adóelőleg-nyilatkozatok · Tömeges: Nyilatkozatok legenerálva, Munkavállalók kiértesítve, Kitöltés és aláírás. 280 bérlap a bérszámfejtésből
Ügyfél
nemzetközi logisztikai vállalat, 22 ország
Hatókör
magyar HR, 280 munkavállaló
Állapot
élesben
kevesebb idő a HR-adminisztrációra
−70%
alatt kész egy teljes belépési csomag
15 perc
alatt megtérülő platformdíj
< 3 hónap

A PROBLÉMA

Az ügyfél egy 22 országban jelen lévő nemzetközi logisztikai vállalat. A 280 fős magyar szervezet HR-je papíron kezelte a munkaszerződéseket és mellékleteiket, a munkaköri leírásokat, a tájékoztatókat és az adóelőleg-nyilatkozatokat. Egy új belépő napokig papírozott; egy szervezeti szintű szerződésmódosítás vagy az év eleji nyilatkozattétel hetekig lekötötte a HR-t — nyomtatással, aláírattatással, utánkövetéssel és iktatással. A papíron tárolt személyes adatok GDPR-kockázatot jelentettek, a csoport pedig egységes, auditálható működést várt el.

A MEGOLDÁS

Elektronikus aláírás és dokumentumkezelő platform a teljes munkaviszonyra. A belépési adatlap okos űrlapként érkezik; ebből automatikusan elkészül a munkaszerződés a mellékleteivel együtt. A munkavállaló online tölti ki az adóelőleg-nyilatkozatokat, az aláírók definiált sorrendben írnak alá. Bérmódosításnál vagy év eleji nyilatkozattételnél a rendszer <strong>tömegesen</strong> generál és értesít. A bérszámfejtés integráción keresztül tömegesen adja át a dokumentumokat — bérlapokat, nyilatkozatokat —, a platform pedig feldolgozza és értelmezi őket, az egyedi azonosítók alapján összerendeli a dolgozókkal, és a háttérben elindítja a feldolgozási és aláírási folyamatot. Mindezt teljesen automatizálva, kézi beavatkozás nélkül.

AZ EREDMÉNY

A HR-adminisztrációra fordított idő 70%-kal csökkent, egy teljes belépési csomag 15 perc alatt elkészül, és a szervezeti szintű módosítások napok alatt lefutnak a teljes létszámon. Az Adamo platform díja nem mérhető ahhoz a HR-kapacitáshoz, amit korábban egy módosítás vagy nyilatkozattétel dokumentumainak előállítása és aláíratása emésztett fel. Az aláírással <strong>teljes bizonyító erejű elektronikus magánokirat</strong> jön létre — ezt a Deloitte legaltech-átvilágítása is megerősítette.

A belépéstől a kilépésig — egy folyamatban

Minden HR-dokumentum ugyanazon az úton jár: generálás, egyeztetés, aláírás, archiválás.

  1. Belépési adatlap

    Az új munkatárs okos űrlapon adja meg az adatait — csak a rá vonatkozó mezők jelennek meg.

  2. Szerződés és mellékletek generálása

    Munkaszerződés, munkaköri leírás, munkavédelmi és adatkezelési tájékoztató automatikusan, a hatályos sablonokból.

  3. Egyeztetés és jóváhagyás

    A tervezetet a HR és a vezető jóváhagyja; aláírás előtt a munkavállaló is jelezhet észrevételt.

  4. Aláírás definiált sorrendben

    Munkavállaló és munkáltatói jogkör gyakorlója a beállított sorrendben ír alá, bármely eszközről.

  5. Adóelőleg-nyilatkozatok

    Családi, első házas, NÉTAK és további nyilatkozatok online kitöltése és aláírása.

  6. Tömeges fogadás a bérszámfejtésből

    Bérlapok és nyilatkozatok érkeznek kötegben; a platform értelmezi őket, egyedi azonosító alapján összerendeli a dolgozókkal, és automatikusan elindítja az aláírási folyamatot.

  7. Módosítás — egyenként vagy tömegesen

    Bérmódosítás, munkakör-változás vagy év eleji nyilatkozatok a teljes létszámra egyetlen indítással.

  8. Kilépés és archiválás

    Kilépési dokumentumok papír nélkül; minden irat a digitális HR-irattárba kerül, naplóval.

Fő előnyök

  • ONBOARDING Digitális belépési csomag Szerződés, munkaköri leírás és tájékoztatók egy csomagban, 15 perc alatt — az új kolléga az első napon már nem papírozik.
  • NYILATKOZATOK Adóelőleg-nyilatkozat online A munkavállaló a saját eszközén tölti ki és írja alá; a HR-nek nem kell gyűjtenie, gépelnie és iktatnia.
  • MÓDOSÍTÁS Szerződésmódosítás percek alatt Munkakör-, bér- vagy munkaidő-változás sablonból; az aláírási állapot munkavállalónként látható.
  • KILÉPÉS Lezárás papír nélkül A kilépési dokumentumok ugyanazon az úton készülnek és íródnak alá, a megőrzés szabályozott.

A LEGNAGYOBB ELŐNY

Tömeges módosítás és nyilatkozattétel a teljes szervezeten

Éves bérmódosításnál vagy az év eleji adóelőleg-nyilatkozatoknál a platform egyszerre legenerálja a dokumentumokat mind a 280 munkavállalónak, kiértesíti őket, követi a határidőt és emlékeztet. A bérszámfejtésből érkező bérlapokat és nyilatkozatokat a platform maga dolgozza fel, rendeli a dolgozókhoz és küldi aláírásra. Ami korábban heteket vitt el a HR-től, ma egy teljesen automatizált, követhető folyamat — a felszabadult idő az emberekre jut.

  • Tömeges generálás
  • Tömeges kiértesítés és emlékeztető
  • Tömeges fogadás és automatikus összerendelés

MEGFELELÉS

Jogilag és csoportszinten is megfelel

  • Munka törvénykönyve A munkáltatói és munkavállalói jognyilatkozatok elektronikus formában, a jogszabályi követelményeknek megfelelően.
  • GDPR Nincs szétszórt papírpéldány: a személyes adatokhoz szabályozott a hozzáférés, a megőrzés és a törlés kezelhető.
  • Csoportszintű elvárások Egységes, naplózott, auditálható működés, amely illeszkedik a nemzetközi anyavállalat elvárásaihoz.
  • Bizonyító erő Teljes bizonyító erejű elektronikus magánokirat — a Deloitte legaltech-átvilágítása szerint.

MINTA — helyőrző tartalom

  • Az év eleji nyilatkozatok és a bérmódosítások korábban heteket vittek el a csapatunktól. Ma egy délelőtt alatt elindítjuk a teljes létszámra — és végre az emberekkel foglalkozhatunk, nem a papírral.

    HR-vezető, Magyarország Nemzetközi logisztikai vállalat

Felszabadítaná a HR idejét?

Kérjen demót