NEMZETKÖZI BIZTOSÍTÓ (VIG) · TÖMEGES SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS, ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁS
A teljes szerződés-életciklus egy platformon
Hogyan lett egy biztosítói közvetítőhálózat szerződéskezelése papírmentes — a létrehozástól a jóváhagyáson és az aláírási határidőn át az archiválásig, MNB-felügyelet és DORA-megfelelés mellett.
- papíralapú szerződés — a teljes folyamat digitális
- 0 db
- időjavulás a szerződéskötésben
- 300%
- digitális irattár a drága papíralapú archiválás helyett
- 100%
A PROBLÉMA
Az ügyfél egy nemzetközi biztosítói hálózat magyar tagja. A közvetítői szerződések papíron készültek: az új partner bevonása nyomtatással, postázással és utólagos iktatással járt, egy hálózati szintű szerződésmódosítás pedig hetekig tartó, kézzel követett kampány volt. A papíralapú archiválás drága és helyigényes, a személyes adatokat tartalmazó iratok kezelése GDPR-kockázatot jelentett — miközben az MNB-felügyelet és a DORA átlátható, auditálható és ellenállóképes működést vár el.
A MEGOLDÁS
Elektronikus aláírás és szerződéskezelő platform, amely a szerződés teljes életciklusát kezeli. A szerződés egy dinamikus okos űrlap kitöltéséből automatikusan generálódik; aláírás előtt mindkét fél véleményezheti és módosíthatja; az aláírók definiált sorrendben írnak alá. Hálózati szintű változásnál a rendszer <strong>tömegesen</strong> legenerálja az új szerződéseket, és egyszerre értesíti az érintetteket az aláírható állapotról.
AZ EREDMÉNY
A közvetítői onboarding papír nélkül, azonnal indul. A szerződéskötés ideje 300%-kal javult, papíralapú szerződés nem keletkezik, az aláírt dokumentumok digitális irattárba kerülnek. A szerződésmódosítás a teljes hálózatra egyetlen, nyomon követhető folyamatban fut le — minden lépés naplózott és visszakereshető. Az aláírással <strong>teljes bizonyító erejű elektronikus magánokirat</strong> jön létre, amely egy esetleges bizonyítási eljárásban is megállja a helyét — ezt a Deloitte legaltech-átvilágítása is megerősítette.
A létrehozástól az archiválásig — egy folyamatban
A platform minden lépést menedzsel; a szerződés soha nem lép ki a rendszerből.
-
Okos űrlap
A közvetítő vagy a munkatárs kitölti a dinamikus űrlapot — csak a releváns mezők jelennek meg.
-
Automatikus szerződésgenerálás
Az űrlap adataiból a hatályos sablon alapján elkészül a szerződés, kézi szerkesztés nélkül.
-
Véleményezés és módosítás
Aláírás előtt mindkét fél azonnal véleményezheti és igény szerint módosíthatja a tervezetet.
-
Jóváhagyás
A belső jóváhagyói kör a szabályzat szerint hagyja jóvá a végleges változatot.
-
Aláírás definiált sorrendben
Több résztvevő ír alá a beállított sorrendben; mindenki akkor kap értesítést, amikor ő következik.
-
Határidőfigyelés
A rendszer követi az aláírási határidőt, és emlékeztetőt küld a késlekedőknek.
-
Archiválás
Az aláírt szerződés automatikusan a digitális irattárba kerül, verziókövetéssel és naplóval.
Fő előnyök
- ONBOARDING Ultragyors, papírmentes bevonás Az új közvetítő számára a szerződés azonnal, papír nélkül elérhető — a hálózat bővítése nem vár nyomtatásra és postára.
- OKOS ŰRLAP Űrlapból generált szerződés A dinamikus űrlap kitöltése után a szerződés automatikusan elkészül, egységes és hibamentes tartalommal.
- VÉLEMÉNYEZÉS Egyeztetés aláírás előtt Mindkét fél még az aláírás előtt jelezheti észrevételeit és módosíthat — az e-mailes verziókövetés megszűnik.
- TÖBBSZEREPLŐS ALÁÍRÁS Definiálható aláírási sorrend Közvetítő, területi vezető és a biztosító képviselője a beállított sorrendben ír alá; az állapot bármikor látható.
A LEGNAGYOBB ELŐNY
Tömeges szerződésmódosítás egyetlen folyamatban
Ha a meglévő közvetítőhálózat szerződése egyszerre módosul, a platform tömegesen legenerálja az új szerződéseket, és egyszerre értesíti az érintetteket az aláírható állapotról. Ami korábban hetekig tartó kampány volt, ma egy követhető folyamat.
- Tömeges generálás
- Tömeges kiértesítés
- Aláírási állapot hálózati szinten
MEGFELELÉS
Szabályozott környezetre tervezve
- MNB-felügyelet Minden szerződés, módosítás és aláírás naplózott — a felügyeleti ellenőrzéshez az adatok bármikor visszakereshetők.
- DORA Auditálható, nyomon követhető digitális működés, amely támogatja a pénzügyi szektor működési ellenállóképességi elvárásait.
- GDPR Nincs szétszórt papírpéldány: a személyes adatok hozzáférése szabályozott, a megőrzés és a törlés kezelhető.
A KÖVETKEZŐ LÉPÉS
DORA- és NIS2-megfelelés a teljes szervezetben
szabályzatok, képzések, kockázatok és audit-bizonyítékok egy modulban.
MINTA — helyőrző tartalom