Az üzleti szoftverek új generációja jóval túlmutat a hagyományos CRM- és ERP-alkalmazások képességein, ezek teljesen testre szabható digitális platformok, ahol az ügyfelek fájdalom-pontjai és a teljes körű megoldások találkoznak.

A mai szervezetek előtt álló egyik legnagyobb kihívást jelentő feladat a megfelelő munkaerő megtalálása, hosszú távú megtartása, képzése és optimális szinten tartása. Arról is szó van, hogy a vezetéshez, a vállalati munkafolyamatok fejlesztéséhez és fenntartásához, valamint a vállalat fenntartható növekedési pályára állításához szükséges információk gyors lekérdezésére van szükség.

Az Y generáció hajlamos a gyakori munkahely váltásra, a megbízható régi kollégák elvesznek a számtalan feladat közepette, új, tapasztalt munkatársakat nehéz és drága találni, és nincs idő semmire.

Van-e valódi megtérülés egy termék, projekt vagy tevékenység esetében, vagy csak gondoljuk, hogy van, de nem tudjuk pontosan, hogy mennyi? Gyakran hallja, hogy "ezt senki nem mondta nekem" vagy "elfelejtettem"? Ezért létfontosságú egy kiszámítható és stabil back-office szoftver, amely mindig ott van, automatizál bizonyos feladatokat és a kommunikációt, mindent megjegyez, azonnali és releváns információkat nyújt, és soha nem alszik.

Amikor egy új rendszer kiválasztására kerül sor, az ügyfelek 86%-a számára a felhasználói élmény a legfontosabb szempont.

Bármelyik megoldás feleljen is meg leginkább az Ön üzleti igényeinek, olyan szoftvert kell biztosítania Önnek és munkatársainak, amely szerethető, könnyen kezelhető, kiváltja az e-mail és Excel alapú menedzsmentet, és a lehető legnagyobb hatékonysággal működik. Jelentős időt kell megtakarítania mind a folyamatok mind pedig a műveletek automatizálásával, világos struktúrát kell biztosítania számukra, és átláthatóvá és mérhetővé kell tennie őket. A fenntartható fejlődés és növekedés professzionális eszközévé kell válnia, amely képes együtt nőni az Ön vállalkozásával.

"A működési költségek akár 90%-kal is csökkenthetők az információ-igényes folyamatok digitalizálásával."

Az új generációs üzleti platformok olyan megoldásokat kínálnak, amelyek vezethetik a vállalat teljes digitális átalakulását, átláthatóvá és kiszámíthatóvá teszik a működést, csökkentve a veszteségeket és a költségeket. A rendszer bevezetése után jelentősen nő a munkahelyi felelősségvállalás, az automatizálásra és az adatfeldolgozásra való összpontosítás, valamint a minőségalapú megközelítés. Ez a folyamatos számonkérés és az ezzel járó időveszteség, félretájékoztatás és elszámolási problémák kiküszöböléséhez vezet.

A jelenlegi kiszámíthatatlan és gyorsan változó környezetben a rugalmasság és a gyors átalakulás és a gyors változás képessége minden szervezet lényege, amelynek ezeket a képességeket a saját piacához kell igazítania.

A digitalizáció és az automatizálás korunkban elengedhetetlen, a legtöbb vállalkozásnak olyan platformra van szüksége, amelyet úgy hoztak létre, hogy rugalmasan képes legyen támogatni az üzleti környezet minden változóját.

Digitális korunk magával hozta az új funkciók iránti megemelkedett igényt, amelyeket a legújabb üzleti szoftvereknek támogatniuk kell. A távmunka és a papírmentesség vadonatúj megoldások felé tereli az iparágat, amelyek teljesen papír- és érintkezésmentes üzleti folyamatokat tesznek lehetővé.

"Minden ügyfél más és más, mégis mindannyian ugyanazt akarják: az ügyfelek elégedettségét. Ha ezt akarja nyújtani, még a profit mellett is, akkor mindent tudnia kell az ügyfeleiről és a potenciális vásárlóiról."

A mai partneri adatbázisoknak könnyen szinkronizálhatónak kell lenniük a külső rendszerekkel, lehetővé téve a bármikor és bárhonnan történő hozzáférést az ügyfelek adataihoz, valamint az ügyfelekkel kapcsolatos tevékenységekhez, feladatokhoz, projektekhez és jelentésekhez, számlákhoz, megrendelésekhez, statisztikákhoz.

Az iparágak vállalkozásai olyan megoldásokat keresnek, ahol az ügyféladatok szűrési és keresési lehetőségekkel, valamint egyedi hozzáadott mezőkkel, szerződésekkel, dokumentumokkal, projektekkel és munkákkal, kapcsolódó munkákkal, személyekre és időre lebontva, számláikkal és fizetési státuszukkal, fizetési morállal, rendelési/szállítási profilokkal és időszakokkal... és a lista még hosszan folytatható.

A vezetőségnek látnia kell minden fontos információt, amely az ügyfelekkel és a hozzájuk kapcsolódó feladatokkal összefüggésben releváns lehet. Egyetlen gombnyomással látni akarják a döntéshozatali folyamathoz szükséges összes releváns információt, a dokumentumokat, a számviteli nyilvántartásokat, a forgalmi jelentéseket, sőt még az e-mail-es kommunikációt is, amelyek egy helyen integrálva és elérhetőek.

"A vállalkozásoknak nehézséget okoz, hogy megtalálják a dokumentumaik 40%-át, és ha meg is találják, nem időben."

Akár nyomtatott, akár elektronikus dokumentumokat szeretne kezelni, vállalkozásának olyan kifinomult dokumentumkezelő rendszerre van szüksége, amely a legigényesebb felhasználói és legszigorúbb adatvédelmi szabályoknak is megfelel. Egy digitális dokumentumtár, amely új szintre emeli a dokumentumokkal való kapcsolatokat és lehetőségeket. Azt szeretné, hogy képes legyen megosztani és együttműködni más munkatársakkal, esetleg külső partnereivel, biztonságosan tárolni és könnyedén visszakeresni, akár mobileszközökről is.

A rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy a dokumentumkezelés nehézkes és lassú formái helyett könnyen használható és gyors felhasználói felületet biztosítson Önnek és munkatársainak, hogy a dokumentumokat ne csak karbantarthassa, hanem ügyfelei, projektjei és feladatai mellett bármikor, keresés nélkül is elérhetővé tegye.

Akár munkafolyamatokról, akár egyes projektekről, akár feladattípusokról van szó, meg fog lepődni, hogy egy legújabb generációs üzleti szoftver milyen szintű automatizálással, szervezettséggel és pontossággal segíti be vállalkozása vagy intézménye életét.

Megszüntetik a fókuszmenedzsmentet és a feladatok közötti hosszú perceket, amelyeket a különböző feladatok előrehaladási állapotáról szóló információk összegyűjtése igényel. A legtöbb esetben erre sem idő, sem szellemi kapacitás nincs, ráadásul sok a lehetséges hiba és pontatlanság.

"A munkavállalók 64%-a nagyobb valószínűséggel hagyja el új munkahelyét 3-6 hónapon belül egy rossz onboarding-tapasztalat után".

Tegye hatékonyabbá új alkalmazottait az első naptól kezdve egy teljesen automatizált és digitális beilleszkedési folyamattal. A kivételes beilleszkedési élmény biztosítása sokat elmond szervezetéről. A hatékony beszoktatás irányt ad az újonnan belépőknek.

Az automatizált folyamat lehetővé teszi, hogy munkatársai digitális sablonok segítségével, akár tömegesen, papírmentesen hozzanak létre és módosítsanak a munkaszerződéseket és munkaköri leírásokat, és e-nyilvántartást használjanak az időbeosztáshoz és a jelenlétek regisztrálására.

Ezek a jövőbemutató platformok már léteznek, és a megfelelő folyamatirányítás támogatása érdekében segítik a szabadságok, a távollétek és a munkakörök kezelését. Egyetlen hozzáférési pontot biztosítanak a felhasználók számára az összes alapadathoz, a kötelező vizsgálatokhoz és időpont-emlékeztetőkhöz, eseménykezeléshez.

Emellett beépített helyettesítési láncot is biztosítanak a kollégák számára, amely támogatja a helyettesítési feladatok delegálását és a munkakörök átadását.

A hatékony HR-onboarding automatizálást igényel a munkaállomások létrehozására vonatkozó határidők meghatározásához, valamint az eszköz- és képzési igények meghatározásához.

Továbbá azt szeretné, ha képes lenne személyre szabott tanfolyamokat létrehozni a munkatársai számára, és azok tartalmát házon belül digitálisan kezelni, anélkül, hogy drága képzési cégekre lenne szükség.

A digitális átalakulás azt is jelenti, hogy nincs papír-felhőkarcoló az asztalán, sőt, akár egy teljesen papírmentes üzleti modellt is jelenthet. Nem kell többé végtelen számú példányt kinyomtatni az árajánlatok és szerződések különböző verzióiról, majd megpróbálni megtalálni őket a mappákban, vagy ha elvesznek a postán.

Az árajánlat- és szerződéskezelő modulok kiküszöbölik a hibás árajánlatokat és a helytelen számításokat, valamint a legújabb elfogadott verziók keresésének szükségességét. Ez kiváltja az e-mail-ben történő jóváhagyásra való várakozást, és megoldja az információhiányból eredő projektidő veszteséget.

E digitális platformok raktár-, eszköz- és szolgáltatáslista-integrációjának köszönhetően az árajánlatok elkészítéséhez szükséges több órás munkaidő a sablonok és a képletek kezelése segítségével percekre csökkenthető.

Ezek a funkciók valóban automatizált munkafolyamatok létrehozására használhatók, amelyek az ügyfélportál, az elektronikus aláírás és a távoli azonosítási megoldások támogatásával az árajánlatoktól a szerződésig, majd a beszámolóig és az utókalkulációig tartó munkafolyamat teljesen papír- és érintkezésmentessé válik.

"A legfontosabb dolog az, hogy az embereket arra ösztönözzük, hogy átgondolják és fejlesszék a munkájukat. Hogy egyszerűbbé és gyorsabbá tegyük a munkát."

Az egyik legidőigényesebb és néha idegőrlő eljárás egy back office-ban a beérkező számlák feldolgozása. A modern platformok teljes automatizálást kínálnak a számlafeldolgozásban, az ügyfélellenőrzésben, a harmadik féltől származó, interfészes alkalmazásokkal és az adóhatósági rendszerrel való teljes integráció mellett.

Egyéb pénzügyi eszközök, mint például a számviteli támogatás, az analitika, a tárgyi eszközkezelés, szintén segítik a folyamat hibátlanná tételét. A vezetést támogató eszközök valós idejű pénzügyi jövedelemkimutatásokat, jelentéseket, ad-hoc személyre szabott lekérdezéseket, riasztásokat és testreszabható vezetési műszerfalakat biztosítanak.

Az ilyen eszközök között szerepel az eredménykimutatás is. Ezek kezelik a projekthez rendelt emberi erőforrások idejét és költségeit, a szervizlátogatási és üzemanyagköltségeket, a felhasznált anyagok, eszközök és szolgáltatások díjait, de gondoskodnak a működési költség- és bevételi jelentésekről, a pénzforgalomról és a pénzügyi előrejelzésekről is. Mindezek szoros szinergiában vannak a pénzügyekkel és a számvitellel, az integráció és a használat mértéke pedig az ügyfél igényeihez igazodik.

A legfejlettebb üzleti megoldások még tovább mennek, hogy a folyamatokat teljesen papír- és érintkezésmentessé tegyék. Egyszerűen nincs szükség az ügyfelekkel való személyes találkozásra a szerződések aláírásához, vagy az információcseréhez szükséges e-mailes levelezésre. Ezek ügyfélportálokat és nagyon előremutató, fejlett megoldásokat kínálnak, mint például az időbélyegzővel ellátott elektronikus aláírások és a távoli azonosítás közvetlenül a platformon belül.

Ezek a megoldások még mindig meglehetősen új lehetőségnek számítanak az üzleti szoftverek terén, és az ilyen jellegű használat erősen szabályozott volta miatt még nem terjedtek el túl széles körben. A dokumentumok hitelesítéséhez és aláírásához eiDAS-kompatibilis elektronikus aláírásokat, minősített időbélyegzőket és kapcsolódó szolgáltatásokat kell használniuk. Az elektronikusan aláírt dokumentumok közös jellemzője, hogy teljes joghatással rendelkeznek, és elektronikus formában bíróság előtt is elfogadhatóak.

Lényegében kétféle elektronikusan aláírt dokumentum létezik:

Papíralapú dokumentumok, amelyeket úgy alakítanak át elektronikus formába, hogy az eredeti papírral azonos jogi értéket képviselnek. Erre példa a beérkező papír alapú számlák, amelyeket elektronikus aláírással elektronikus formátumba alakítanak át. Hatalmas előnye, hogy a papír eltüntethető, mivel az elektronikus változat lesz a valódi eredeti. Ezeknek a dokumentumoknak az archiválása, keresése és visszakeresése természetesen sokkal egyszerűbb és olcsóbb lesz.

Teljes körű elektronikus dokumentumok a létrehozásuktól kezdve. Ezek a dokumentumok csak elektronikus formában léteznek, és mint ilyenek hordozzák jogi érvényességüket. Ezek az elektronikusan aláírt dokumentumok teljes joghatással rendelkeznek, és jogi értékükben nem maradnak el a papíralapú megfelelőiktől. Ezek népszerű változata az elektronikus számlák, szerződések, nyilatkozatok, HR-dokumentumok, ajánlatok, teljesítési igazolások stb.

Az elektronikusan aláírt dokumentumok semmilyen módon nem módosíthatók vagy hamisíthatók, és valódi eredetinek minősülnek. Az elektronikus aláírás biztosítja a dokumentum hitelességét és sértetlenségét.

A természetes személyek valódi személyazonosságának megállapítása a digitális térben teljesen új szintre emeli a fent leírt munkafolyamatot. A személyazonosság megállapítására és a kormány által kiadott személyazonosító igazolványok ellenőrzésére a legmodernebb technológiákat alkalmazzák. Ez a szolgáltatás akkor lesz értékes, ha egy személy valódi személyazonosságának megállapítása létfontosságú az üzlet szempontjából, akár a jogi megfelelés miatt (pl. az EU pénzmosás elleni szabályozása - AML, GDPR stb.), akár az üzleti kockázat miatt szükséges az online tranzakciókat lebonyolító személy azonosítása (pl. e-kereskedelem, szerencsejáték, erotikus tartalmakhoz való hozzáférés stb.).

A folyamat során az ügyfelet SMS-ben és/vagy e-mailben felszólítják az önazonosításra és a személyazonosságot igazoló dokumentum ellenőrzésére mind a mobileszközökön, mind az asztali böngészőkben. Az ügyfél fényképet készít (vagy feltölti) a kormány által kiállított személyazonosító igazolványáról (pl. útlevél, személyi igazolvány, amely megfelel az ICAO szabványos gépi olvasású úti okmányainak) és egy szelfit (a szelfi elhagyható, ha nem szükséges). Az automatizált folyamat ellenőrzi a személyazonosító igazolványt, ellenőrzi annak hitelességét, visszaadja a birtokosra vonatkozó legfontosabb információkat, mint például az életkor (hasznos funkció, ha meg kell állapítani a törvényes korhatárt, például szerencsejátékok esetében), a lejárat, a kibocsátó állam, a születési dátum stb.

Videoközvetítés vagy videócsevegés is lehetséges. Ebben az esetben az ügyfelet a kamera előtt bizonyos műveletek elvégzésére szólítják fel, az igazolványt is megmutatják, és az élőképesség felismerése is megtörténik.

A készített szelfit összehasonlítják a kormány által kiállított személyi igazolvány képével, és meghatározzák annak hasonlóságát. Videófolyam használata esetén is lehetséges az élőképesség észlelése. Ez biztosítja, hogy az igazolvány tulajdonosa és az igazolványellenőrzést végző személy azonos legyen.

Az ellenőrzési folyamat végén egy PDF formátumú, elektronikusan aláírt és időbélyegzővel ellátott jelentés készül, amely az azonosítási folyamathoz kapcsolódó összes körülményt és bizonyítékot bizonyítja.

Kérésre az azonosító adatok xml formátumban kerülnek vissza az automatizált feldolgozáshoz. Magának az igazolványnak a képét is tárolják, bizonyítva, hogy melyik igazolványt használták a személyazonosság ellenőrzéséhez.

Szükség esetén további dokumentumok (jogosítvány, közüzemi számlák, bankszámlakivonatok, KYC-kimutatások stb.) is feltölthetők és csatolhatók az aláírt és időbélyegzővel ellátott hitelesítési csomaghoz. Ez egy átfogó jogi dokumentum, amely igazolja az egyén valódi személyazonosságát és az említett személyazonosság digitális térben történő időbeli megállapítását. A folyamat megfelel az EU AML (pénzmosás elleni) jogszabályainak.

A modern digitális platformok teljes mértékben testreszabhatóak, és az Ön üzleti növekedése szerint fejlődnek, így ha az indulás és a szolgáltatás megkezdése után új paraméterre vagy attribútumra van szüksége, az szabadon hozzáadható. A funkciók és paraméterek az Ön igényeihez vannak igazítva, és a felhasználóknak lehetőségük van arra, hogy a legtöbb beállítást és tulajdonságot maguk végezzék el.

Összefoglalva a legújabb üzleti szoftvermegoldások az ügyfélspecifikus rendszerbeállítással, a folyamatok felgyorsításával és automatizálásával, az egyéni és munkafolyamatok hibáinak minimalizálásával hozzájárulnak szervezete működési és pénzügyi sikeréhez és hatékonyságához. A hangsúlyt a minőségi munkára helyezik át, amelyet mérhetővé és összehasonlíthatóvá tesznek, hogy megkönnyítsék a vállalkozás hosszú távú túlélését, még akkor is, ha piaci előnye növekszik, mindezt az ügyfél egyedi folyamatához igazodva.