A manuális back-office műveletek költségei

Az adminisztratív műveletek költségei az egyik legforróbb téma, amelyet a nagyobb cégek, sőt a kkv-k is napirenden tartanak 2022-ben, amikor a digitalizálásról gondolkodnak. A nagy back-office műveletekkel és nagy ügyszámmal rendelkező vállalatoknál rengeteg erőforrást és rengeteg időt emészt fel az ismétlődő feladatok manuális elvégzése, de a kisebb cégeknél is egyre nagyobb gondot jelent a cégtulajdonosok és a vezetőség számára.

A manuális feladatfeldolgozás sok teret enged az emberi hibáknak, a csapattagok közötti együttműködés korlátozott, a jóváhagyások nehezen követhetők, a határidők nem tarthatók be, és az átláthatóság gyakran problémát jelent. A legújabb tanulmányok azt mutatják, hogy egy átlagos irodai dolgozó naponta több mint 3 órát tölt el ezekkel a manuális feladatokkal, ami egy viszonylag kisebb, 15 alkalmazottat foglalkoztató back office-ban egyetlen hónap alatt közel 1000 munkaórát jelent.

Napjainkban azonban mindez helyettesíthető lenne automatizált megoldásokkal, például munkafolyamat-automatizálási szoftverekkel vagy akár robotizált folyamatautomatizálással, ami jelentősen csökkentené a költségeket és az emberi hibák által jelentett kockázatot.

Ez azonban nem fog egy gombnyomással megtörténni, és a megvalósítás előtt bizonyos alapmunkákat el kell végezni. Milyen folyamatokat szeretne automatizálni és miért, szem előtt tartva, hogy a cél a hatékonyság növelése és a termelékenység növelése anélkül, hogy további személyzetet kellene alkalmazni. Hasznos lenne olyan KPI-k meghatározása, mint a megtakarított munkaórák száma, a hibás dokumentumok százalékos csökkenése vagy egyszerűen csak a papírmentes működéssel járó költségmegtakarítás. Hogyan viszonyulnának ezek a megtakarítások a felhőalapú szoftver működési költségeihez és a licencdíjakhoz?

Nem feltétlenül szeretné egyszerre digitalizálni az összes munkafolyamatot, a kis lépésekkel való kezdés jó megközelítés, és megelőzné az alkalmazottak ellenállását, valamint segítené a változásmenedzsmentet. Jó kiindulópont lehet bizonyos munkafolyamatok kiválasztása, amelyek időigényesek, de viszonylag egyszerűek, például az adatbevitel vagy a jóváhagyási folyamat. A kis léptékű kezdés gyors győzelmeket eredményez, amelyek segítenek a technológia értékének bemutatásában a kollégák számára.

Ön is találkozik tipikus emberi hibákkal a back-office műveletek során, amelyek időbe és pénzbe kerülnek, és amelyek a munkafolyamatok automatizálásával megelőzhetők lennének?

Melyek a leggyakoribb és legköltségesebb hibák az Ön vállalkozásában? Kérjük, kommentálja alább, szívesen meghallgatnánk a leggyakoribb problémákat, amelyekkel a vállalatok szembesülnek!

További részletekért kérjük látogassa meg weboldalunkat