Papír nélküli működés
Annak ellenére, hogy lassan már a csapból is az folyik, hogy miért kellene minden cégnek papírmentes működésre váltania és hogy ennek milyen előnyei vannak költség és hatékonyság szempontjából, a papír globális felhasználása az elmúlt 40 évben 400%-kal nőtt, és a kereslet nem csökkent, még csak egy kicsit sem, sőt, folyamatosan növekszik. A világon kitermelt összes fa közel 40%-a papírgyártás alapanyagává válik. Tehát a költségek csökkentése és a hatékonyabb munkavégzés mellett a digitális munkahely számottevően hozzájárul a környezetünk megkíméléséhez is.
Tehát minden jó szándékunk ellenére itt az ideje, hogy a hangsúlyt eltoljuk a munkahelyi papírmentesség miértjéről és elkezdjünk arról beszélni, hogy miként lehet papírmentessé válni. A munkahelyen és mindenhol máshol.
Ha megnézzük a papír alapú működés hatását egy cégnél, akkor több száz és száz aktát, dokumentumot, levelet és információt látunk, amelyek több ezer papírlapon hevernek. Nem csak hatalmas tömeget képviselnek ezek a papírhegyek, melyeket nehézkes tárolni és mozgatni, de nehéz megtalálni, megőrizni, aktualizáltan tartani a rájuk nyomtatott információt is. A vállalatok akár 55%-a találkozik azzal a jelenséggel, hogy nem találja meg az aktáit vagy más papíralapú dokumentumait, vagy ha igen, akkor nem találja meg időben. A bostoni székhelyű Delphi Group tanácsadó cég szerint a vállalatok által kezelt összes papír 15%-a elvész, és az alkalmazottak idejének 30%-át az ilyen elveszett dokumentumok keresésével töltik. A termelékenység, a rosszul iktatott dokumentumok, a munkaerő, a nyomtatás, a dokumentumkeresés és a nem hatékony munkavégzés a további költségek közé tartoznak, amelyek összeadódnak.
Ahhoz, hogy részesei legyünk a papírmentes világnak át kell helyeznünk minden olyan műveletünket, amelyet korábban papíron végeztünk, digitális online szoftverre. A fájlokat a felhőbe menthetjük, ami végtelen tárkapacitást enged meg. Az aláírásokat digitálisan adhatjuk dokumentumainkhoz, ajánlatainkat és szerződéseinket digitális formában kezelhetjük, és akár többszintű digitális jóváhagyást építhetünk be a folyamatainkba.
Tegyük fel, hogy egy évekkel ezelőtt kinyomtatott dokumentumra van szüksége és csak egy kulcsszóra emlékszik. Mit gondol, mennyi időbe telne az irat visszakeresése egy papír alapú iktató szekrényekkel teli raktárban, ami papírkötegekkel van tele? Ha viszont digitálisan tárolja azt, akkor az információ könnyen visszakereshetővé és egy helyen elérhetővé válik minden felhasználó számára, akár csak egy kulcsszó megadásával a keresőben.
Felhő, ez. Felhő, az. Manapság annyi minden szól a felhőalapú tárolásról. De ez a megoldás több, mint az adatok digitális tárolásának okos módja. A végtelennek tűnő tárolási felhőbe könnyedén feltölthet és menthet korlátlan adatmennyiséget és ezekhez bármikor hozzáférhet, amikor csak szükség van rá. A másik és talán még fontosabb ok az, hogy egy esetleges biztonsági rés esetén az összes információt vissza tudja hívni.
Sok vállalkozás gyakran azért tér át a papírmentes működésre, hogy racionalizálja a munkafolyamatokat és csökkentse az emberi hibák számát. Sőt, néha ez a két dolog a legfontosabb oka az átállásnak. A csapattagok összhangban maradnak úgy, hogy a munka bárhonnan elvégezhető. A vezetők könnyen felülvizsgálhatják és jóváhagyhatják a dokumentációt. Javul az általános időgazdálkodás, a dokumentumok gyorsabban aláírhatók és elküldhetők.
Költséget takaríthat meg azzal, hogy kiiktatja a fizikai tárhelyet, lecsökkentheti a feladatokkal töltött időt, jelentősen redukálhatja a hibákat, rendszerezheti a dokumentumokat, javíthatja a munkafolyamatokat, javíthatja az ügyfélélményt, bárhol hozzáférhet a dokumentumokhoz, és bárhol dolgozhat. És mindezt minimális költséggel.
Ha ennyi előnye van a papírmentes működésnek, akkor mégis mi az, ami a cégek jelentős részét még mindig elriasztja a digitális munkafolyamatokra való átállástól? Többnyire kifogások és nem tényszerű okok.
Sokak számára biztonságos menedéket jelent, ha maradnak annál, ami évtizedek óta működik. Bár egyesek félnek a változástól, a valóság az, hogy a mai technológia által vezérelt világban kockázatosabb statikusnak lenni. Ne maradjon le.
Azok számára, akik nem értenek a technikához, a digitális világ felé való elmozdulás és a papírtól való búcsúzás túl nagy falatnak tűnhet - még a legbátrabbak számára is. Vajon megtérül a befektetés? Képesek leszünk-e megfelelően használni a technológiát? Hol kezdjük el? A papírmentessé válás technológiája azonban nem "rakéta-tudomány" és nem is drága. Nem annyira technikai képességek mint hozzáállás kérdése a váltás.
Sok iparág számára valós a "nedves aláírásoktól" való eltávolodás kérdése. A nedves aláírás olyan emberi aláírás, ahol a toll a papírral találkozik. Ha valaha is jogi lépésekre kerül sor, sokan kíváncsiak arra, hogy az elektronikus aláírási megoldás megállja-e a helyét?
A teljesen digitális dokumentum-munkafolyamatokra való áttérés során meg kell győződni arról, hogy ezek is megfelelnek a követelményeknek. A digitális dokumentumfolyamatokban nincs semmi egyedi a megfelelőség szempontjából; csak ugyanazokat az elveket kell alkalmazni mint a papír-alapú folyamat-menedzsment során. Számos megfelelési követelmény könnyebbé és megbízhatóbbá válik egy papírmentes irodában. Ha szervezetének bizonyos dokumentumokat bizonyos ideig meg kell őriznie, könnyebben és költséghatékonyabban tárolhatja ezeket a feljegyzéseket, és automatizálhatja az ellenőrzési nyomvonal létrehozását.
A digitalizálási folyamatok egyik leggyakoribb aggálya a biztonság. Számos dokumentumbiztonsági termék áll rendelkezésre, amelyekkel biztonságban tarthatja adatait. A dokumentumjogosultság-kezelő megoldások a felhasználó személyazonossága és a számára biztosított jogok alapján biztosítanak hozzáférést a titkosított dokumentumokhoz.
Keressen minket, hogy megismerhesse hogyan fogja Önt és cégét a teljesen papírmentes működés megteremtésében támogatni az Adamo Digitális Platform